การจัดการเอกสารบัญชีและภาษี เพื่อความพร้อม Audit-Ready

ในยุคที่ความโปร่งใสทางบัญชีและการตรวจสอบภาษีมีความเข้มข้นขึ้น ไม่ว่าจะด้วยแรงกดดันทางเศรษฐกิจ การเงินการคลังภายในประเทศ หรือแรงกดดันระหว่างประเทศในเรื่องความโปร่งใสและมาตรการป้องกันการฟอกเงิน การเตรียมเอกสารทางการเงินการบัญชีให้พร้อมรับการตรวจสอบ (Audit-Ready) ไม่ใช่เพียงหน้าที่รายปี แต่เป็นกระบวนการที่ต้องเกิดขึ้นในทุกวันของการทำงาน

เพื่อให้เอกสารทางการเงินและการบัญชีมีเส้นทางที่สามารถตรวจสอบ (Audit Trail) ที่สมบูรณ์ ตลอดจนการจัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนกลับ (Tracing & Vouching) และเทคนิคการจัดเก็บข้อมูลทั้งรูปแบบดั้งเดิม (กระดาษ) และดิจิทัล เพื่อลดความเสี่ยงทางภาษี การทุจริตในองค์กรไม่ว่าในเชิงนโยบายหรือเจตนาฉ้อฉล และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีหรือนักตรวจสอบภาษี สามารถลดเวลาในการทำงานทั้งส่วนของกิจการ (ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี) ผู้ทำบัญชี และผู้สอบบัญชีได้อย่างดี

ทำไมต้อง “Audit-Ready” ตลอดเวลา ?

หลายกิจการมักประสบปัญหาหรือมีความตื่นตระหนกเมื่อถึงฤดูปิดบัญชี หรือเมื่อได้รับจดหมายเชิญพบจากสรรพากร แม้สาเหตุหลักไม่ได้มาจากการเจตนาทุจริต แต่มาจาก “ความไม่พร้อม และความไม่เป็นระเบียบของพยานหลักฐานเอกสาร” 

ด้วยที่โอกาสของการเกิดข้อผิดพลาดอันเกิดจากการปฏิบัติงานในขั้นตอนต่าง ๆ มีความเสี่ยงค่อนข้างสูง หากฝ่ายบริหารตลอดจนฝ่ายบัญชีและการเงินไม่ได้มีการจัดการความเสี่ยงในการดำเนินงานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในลักษณะความเสี่ยงประเภทต่าง ๆ ตลอดจนขาดระบบการควบคุมที่รัดกุมเพียงพอ และนักบัญชีอาจจะเข้าใจถึงขอบเขตความรับผิดชอบงานด้านบัญชีในมุมมองที่ไม่ได้ตระหนักถึงผลกระทบจากการขาดการควบคุมทางเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ อย่างรัดกุมเพียงพอ

แนวคิด Audit-Ready คือ การเปลี่ยนกรอบความคิดจากการ “เก็บเอกสารให้ครบ” เป็น “เก็บเอกสารให้เล่าเรื่องได้” ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนจบขั้นตอน โดยเอกสารหนึ่งชุดควรตอบคำถาม 5W1H (Who, What, Where, When, Why, How) ได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องถามคนใดที่มีส่วนเกี่ยวข้องอีก และสามารถเล่าเรื่องเป็นเรื่องเดียวกันได้ทุกครั้งที่มีการตรวจสอบหรือสอบทานข้อมูล เพื่อไม่ให้เกิดการใช้ดุลยพินิจ ณ ขณะที่ทำการตรวจสอบหรือสอบทาน

หลักการขั้นพื้นฐานที่สำคัญ 2 ประการของการตรวจสอบที่นิยมใช้โดยผู้ตรวจสอบข้อมูล ไม่ว่าโดยฐานะใดก็ตามได้แก่ : 

1. Vouching (ตรวจย้อนกลับ) : การมองจากตัวเลขในงบการเงินย้อนกลับไปหาเอกสารต้นขั้ว (เช่น เห็นค่าใช้จ่าย 1 ล้านบาท ต้องหาใบเสร็จให้พบ 1 ล้านบาท) เพื่อพิสูจน์ความมีอยู่จริง (Existence)

2. Tracing (ตรวจไปข้างหน้า) : การมองจากเอกสารต้นขั้ว ไล่ไปจนถึงการบันทึกบัญชี เพื่อพิสูจน์ความครบถ้วน (Completeness)

โครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร : แยกประเภทเพื่อการค้นหา (Categorization Framework)

การมีเอกสารเล่าเรื่องอย่างครบถ้วนเพียงอย่างเดียวก็คงยังไม่เพียงพอ ดังนั้นเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบด้วยเทคนิคข้างต้น การจัดเก็บเอกสารควรจัดกลุ่มจัดประเภทให้เป็นหมวดหมู่ และไม่ควรเรียงตาม “วันที่” เพียงอย่างเดียวดังที่หลายกิจการยังคงนิยมใช้ ทั้งนี้ เพื่อการควบคุมกระแสเงินสดรายวันไปในตัว ลักษณะการจัดเก็บเอกสารแบบเรียงวันที่นั้นมักจะเกิดขึ้นกับธุรกิจที่มีการหมุนเวียนของเงินสดรายวันจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร โรงพยาบาล แต่ด้วยความที่ปริมาณรายการที่ไม่สูงเกินไปนักก็ยังคงสามารถใช้เพื่อการค้นหาตรวจสอบได้อยู่ แต่เมื่อปริมาณรายการค้ามีจำนวนมากและลักษณะของรายการเริ่มมีความซับซ้อน การจัดเรียงตามวันที่คงไม่เหมาะสม การจัดเก็บเอกสารจึงควรแยกตาม “วงจรธุรกิจ” (Business Cycles) และ “ประเภทไฟล์” เป็นรายวันที่ โดยมีโครงสร้างแฟ้มเอกสารดังนี้ :