หน้าที่การตรวจสอบ นักบัญชีควรให้ความสำคัญอย่างไร

บทความในเดือนนี้ Mr. Knowing ขอเสนอความเห็นเพื่อให้เกิดข้อฉุกคิดในเนื้อหาความสำคัญของหน้าที่ตรวจสอบของนักบัญชี ในอดีต หน้าที่ของนักบัญชีมักถูกมองว่าเกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชี การจัดทำงบการเงิน และการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบรายการเป็นสำคัญ แต่ในปัจจุบันและอนาคต สภาพแวดล้อมทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากเทคโนโลยีดิจิทัล ระบบ ERP, Cloud Accounting, RPA, OCR, Data Analytics และ AI-Artificial Intelligence ซึ่งเข้ามามีบทบาทในกระบวนการจัดทำบัญชีมากขึ้น ส่งผลให้บทบาทของนักบัญชีไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการบันทึกข้อมูลอีกต่อไป แต่ต้องสามารถประเมินความถูกต้อง ความครบถ้วน ความน่าเชื่อถือ และความเสี่ยงของข้อมูลทางการเงินได้อย่างเป็นระบบ

แนวคิดในการตรวจสอบจึงไม่ควรถูกมองว่าเป็นเพียงขั้นตอนในการค้นหาข้อผิดพลาดหลังจากเกิดรายการ แต่การตรวจสอบควรเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยป้องกันความผิดพลาด ลดความเสี่ยง และยกระดับคุณภาพข้อมูลทางบัญชีเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นนักบัญชีในปัจจุบันและอนาคตจึงควรปรับแนวคิดจาก “ผู้บันทึกบัญชี” ไปสู่ “ผู้ดูแลคุณภาพข้อมูลและผู้ประเมินความเสี่ยงทางธุรกิจ” โดยให้ความสำคัญกับหน้าที่การตรวจสอบมากขึ้นทั้งในระดับรายการทางบัญชี กระบวนการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง ระบบสารสนเทศ และข้อมูลที่ใช้ในการบริหารองค์กร

สิ่งแรกที่นักบัญชีควรตระหนักคือ การตรวจสอบไม่ใช่การจับผิด แต่เป็นกระบวนการสร้างความเชื่อมั่นว่าข้อมูลและกระบวนการที่เกี่ยวข้องมีความเหมาะสมและน่าเชื่อถือหรือไม่ นักบัญชีจำนวนไม่น้อยอาจเข้าใจว่าการตรวจสอบมีวัตถุประสงค์หลักเพียงเพื่อค้นหาว่า “รายการบัญชีถูกหรือผิด” เช่น จำนวนเงินถูกต้องหรือไม่ มีใบกำกับภาษีหรือไม่ เอกสารครบถ้วนหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันและอนาคตแนวคิดดังกล่าวไม่เพียงพอสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยแปลงไป เพราะรายการทางบัญชีจำนวนมากถูกสร้างขึ้นโดยระบบอัตโนมัติ หากนักบัญชีตรวจสอบเฉพาะตัวเลขปลายทาง แต่ไม่ได้พิจารณากระบวนการที่สร้างข้อมูลก็อาจไม่สามารถค้นหาความเสี่ยงที่แท้จริงได้ ดังนั้นวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบที่นักบัญชีควรเข้าใจจึงพิจารณาได้อย่างน้อย 5 ประการ ได้แก่

1. ตรวจสอบความเข้าใจ ความเพียงพอ ความถูกต้องของข้อมูล

การตรวจสอบโดยส่วนใหญ่ นักบัญชีจะเน้นการตรวจสอบเอกสาร รายการทางบัญชีมีการบันทึกจำนวนเงิน วันที่ ชื่อบัญชี และรายละเอียดต่าง ๆ ถูกต้องหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบการคำนวณและการจัดประเภทบัญชีเป็นหลัก ซึ่งการตรวจสอบที่ขาดความระมัดระวังอาจจะเกิดความเข้าใจผิดในเนื้อหาสาระ นำไปสู่การบันทึกบัญชีที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การซื้อเครื่องมือ-อุปกรณ์ซ่อมบำรุง จำนวน 100,000 บาท หากนักบัญชีตรวจสอบเพียงแค่เอกสาร ไม่ระมัดระวังในความเข้าใจ ความเพียงพอของรายละเอียดข้อมูลที่ปรากฏในเอกสารที่ได้รับ นักบัญชีก็จะบันทึกบัญชีรับรู้เป็นสินทรัพย์ แต่หากรายการดังกล่าววัตถุประสงค์ซื้อมาเพื่อบริจาค ก็จะส่งผลต่อทำให้งบการเงินแสดงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้นการตรวจสอบไม่ได้จบลงที่คำถามว่า “มีเอกสารหรือไม่” แต่ต้องพิจารณาว่า “เนื้อหาและวัตถุประสงค์คืออะไร เอกสารที่ได้รับให้รายละเอียดของข้อมูลที่เพียงพอในการสนับสนุนความเข้าใจหรือไม่” นั่นเอง แปลว่าหากเนื้อหาสาระในเอกสารยังไม่สามารถเข้าใจในวัตถุประสงค์ นักบัญชีต้องเสริมการตรวจสอบเพิ่มเติม