AI กับการเตรียม ตรวจ และวิเคราะห์งบการเงิน

“ข้อมูลทางการเงิน” คือ สินทรัพย์ที่มีค่ามากที่สุดของกิจการในโลกยุคปัจจุบันและเป็นความลับสูงสุดของบริษัท ความถูกต้อง แม่นยำ ทันกับเวลาที่ต้องได้ข้อมูล คือกุญแจสำคัญสำหรับการบริหารกิจการให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จให้ได้มากที่สุดตามแผนงานที่วางแผนไว้ กอปรกับระเบียบโลกใหม่ที่มีผลกระทบกับการทำงานยุคใหม่ที่กำลังเปลี่ยนผ่าน ลองจินตนาการดูว่า หากคุณมีผู้ช่วยที่สามารถอ่านเอกสารหลายหมื่นแผ่นได้ตลอด 24 ชั่วโมง อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบรายละเอียดและตัวเลขทุกบรรทัดโดยไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย และพร้อมที่จะชี้จุดผิดปกติให้คุณเห็นได้ทันที ไม่ว่าความผิดปกตินั้นจะเกิดขึ้นด้วยความตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม รวมไปถึงสามารถชี้ถึงความพยายามบิดเบือนข้อเท็จจริงหรือยักยอกทรัพย์สินของกิจการ สิ่งเหล่านี้จะทำให้ชีวิตการทำงานของนักบัญชีและผู้สอบบัญชีง่ายขึ้นหรือไม่ ?

AI กับงานบัญชีและการตรวจงบ : ทำไมจึงสำคัญ ?

ที่ผ่านมา งานด้านการเตรียมข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการจัดทำข้อมูล บันทึก และงานตรวจสอบงบการเงินมักเต็มไปด้วยความท้าทายจากปริมาณข้อมูลมหาศาล (Big Data) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเพื่อการวางแผน ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์รายการค้า ข้อมูลเพื่อการตรวจสอบความถูกต้องแม่นยำของรายละเอียดด้านต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานที่นักบัญชีต้องปฏิบัติด้วยความระมัดระวังรอบคอบ การตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อนการสรุปรายการในการบันทึกบัญชี คำนวณภาษี ทำงบการเงิน ตลอดจนตรวจสอบเงื่อนไขและความถูกต้องจากกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตามอีกมาก ยิ่งบริษัทมีธุรกรรมมากเพียงใด เอกสารใบแจ้งหนี้ สลิปโอนเงิน และบันทึกรายการต่าง ๆ ก็ยิ่งมีมากเป็นเงาตามตัว เมื่อมนุษย์บัญชีต้องตรวจสอบข้อมูลซ้ำ ๆ เป็นเวลานาน สิ่งที่ย่อมตามมาคือความเหนื่อยล้าและโอกาสของข้อผิดพลาด (Human Error)

AI จึงเป็นเหมือน “แว่นขยายอัจฉริยะ” ที่ช่วยอ่านรายการเพื่อทำข้อมูลตามหน้าที่ประจำวันตามปกติ และขณะเดียวกันก็สามารถสแกนหาจุดผิดปกติ เช่น ตัวเลขที่ซ้ำซ้อนต่าง ๆ หรือรายการที่ดูน่าสงสัย เพื่อชี้หรือส่งสัญญาณให้นักบัญชีไปตรวจสอบรายการดังกล่าวอีกครั้ง หรือใช้เวลาที่เคยสูญเสียไปกับงานที่ซ้ำ ๆ จำเจ (เคยมีคนคำนวณไว้ว่าเมื่อลองคำนวณต้นทุน AI ใน Workflow ทั้งหมดที่เกิดขึ้นต่อชุดข้อมูล 1 รายการ จะมีต้นทุนค่าบริหารจัดการเพื่อประมวลผลเพียงประมาณ 0.05 บาท ต่อ 1 รายการ) เมื่อนำเวลาที่ประหยัดได้ไปใช้กับการวิเคราะห์เชิงลึก ค้นหาความผิดพลาดที่สำคัญ ๆ ซึ่งอาจส่งผลเสียหายให้กับธุรกิจหรือผู้ใช้งบการเงิน และเปลี่ยนบทบาทเป็นการให้คำปรึกษาแก่ผู้บริหารมากขึ้น สิ่งที่ได้จึงมีมูลค่าที่สูงกว่าต้นทุนการใช้ AI เป็นเครื่องมือช่วยทำงานค่อนข้างมาก

แนวทางการนำ AI มาใช้ช่วยงานด้านบัญชีและการตรวจสอบบัญชี

การประยุกต์ใช้ AI ในงานบัญชีเพื่อประโยชน์ด้านต่าง ๆ สามารถจัดหมวดหมู่หลัก ๆ ได้ดังนี้

1. การอ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารอัตโนมัติ (Automated Data Extraction) 

ลองตั้งคำถามว่า “จะดีกว่าไหมถ้าการใส่ข้อมูลในเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ จะใช้แรงงานมนุษย์เพียงครั้งเดียว โดยที่ไม่ต้องมีการป้อนข้อมูลซ้ำ แม้จะอยู่คนละหน่วยงานหรือภายในหน่วยงานเดียวกัน”

ด้านการจัดทำบัญชี AI Tools จะทำให้มนุษย์บัญชีอย่างพวกเราลืมการพิมพ์ข้อมูลจากกระดาษชนิดต่าง ๆ เพื่อป้อนข้อมูลเข้าโปรแกรมทางบัญชี หรือโปรแกรมประมวลผลข้อมูล หรือการบันทึกข้อมูลลงในไฟล์ Excel เพื่อประมวลผลแบบ Batch ไปได้เลย ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบัน เมื่อเราสอนให้เครื่องจักรกลนี้เข้าใจภาษา อักขระ ตัวเขียน ผนวกกับการสร้างสายตาจักรกลที่สามารถอ่านและสแกนเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้แล้วแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล AI จะช่วยจัดเตรียมและประมวลผลข้อมูลเบื้องต้น เพื่อให้นักบัญชีนำข้อมูลไปเข้าสู่ระบบและบันทึกรายการบัญชีต่อไป โดยยังต้องผ่านขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องก่อนบันทึกบัญชี 

ด้านงานขายและงานคลังสินค้า AI Tools จะช่วยอ่านข้อความคำสั่งซื้อจากลูกค้าผ่านทางช่องทางการสื่อสาร เช่น ใบคำสั่งซื้อที่ส่งมาทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ Official Line ของกิจการ ฯลฯ แล้วประมวลผลคำสั่งซื้อด้วยการเช็กยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังในรายงานสินค้าคงเหลือของกิจการในแต่ละคลังสินค้าตามรหัสหรือชื่อสินค้าที่อ่านได้ แล้วดำเนินการตัด Stock ทำเอกสารการเบิกสินค้าเพื่อส่งอนุมัติการตัดเบิก Stock และขออนุมัติการขายโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นก็ดำเนินการออกใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีตามรหัสลูกค้าที่ส่งคำสั่งซื้อเข้ามาได้เลย

ด้านการจัดซื้อ หากรหัสสินค้าชนิดใดลดลงถึงจำนวนที่ต้องสั่งซื้อแล้ว AI Tools จะจัดเตรียมและจัดทำใบคำขอซื้อส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่ออนุมัติการสั่งซื้อพร้อมเหตุผล แล้วออกรายการคำสั่งซื้อส่งไปให้คู่ค้าหรือ Supplier ได้ทันที หรืออาจจะมีการกำหนดให้เครื่องมือตัวนี้ทำการส่งใบขอราคาสินค้าไปให้กับ Supplier หลาย ๆ รายเพื่อเปรียบเทียบราคาก่อน แล้วจึงขออนุมัติการสั่งซื้อไปให้ Supplier รายที่เลือก

ด้านการตรวจสอบบัญชี AI สามารถช่วยผู้สอบบัญชีในการตรวจสอบหรือตรวจทานงานของนักบัญชี โดยช่วยลดเวลาในการคัดเลือกตัวอย่างสำหรับการทดสอบรายการ และลดข้อผิดพลาดจากการ Re-key ข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการทดสอบ นอกจากนี้ การนำข้อมูลจากระบบมาประมวลผลโดยตรงยังช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้ข้อมูลที่ผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนไม่ว่าโดยตั้งใจหรือไม่

ระบบทำงานโดย AI Tools จะใช้กล้องหรือเครื่องสแกนอ่านภาพ (คล้ายการสแกน QR Code) แต่ล้ำหน้ากว่าตรงที่เครื่องมือชนิดนี้จะเข้าใจได้ว่าตัวเลขไหนคือ “จำนวนเงิน” ตัวอักษรไหนคือ “ชื่อบริษัท” และดึงข้อมูลเหล่านั้นไปจัดเรียงในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ จะต้องเกิดการ Prompt คำสั่งให้ AI Tools ที่เลือกใช้เข้าใจบริบทของกิจการก่อนในขั้นแรก ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจนคือลดการพิมพ์ผิด (Typo) และประหยัดเวลาคีย์ข้อมูลไปได้มากกว่า 70% ไม่ว่าจะเป็นการ Re-key จากเอกสารชุดเดียวกันภายในกิจการ หรือการ Re-key ที่เกิดขึ้นจากข้อมูลชุดเดียวกันจากต่างหน่วยงาน