การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน (Workforce Analysis by Workload)

ตอนที่ 5 : อัตราส่วนกำลังคนที่ต้องวิเคราะห์และรวบรวม (ตอนย่อยที่ 2)

ในบทความก่อนหน้า ผมได้เขียนเกี่ยวกับเทคนิคของการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคน (Demand) ซึ่ง พอจะจำแนกได้ 2 แบบ ได้แก่ (1) เทคนิคการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนเชิงคุณภาพ (Qualitative Technique) เป็นเทคนิคการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคน เน้นการใช้ดุลพินิจของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นดุลพินิจของผู้บริหารระดับสูง ที่ปรึกษาองค์กร ผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ หรือแม้แต่ผู้ปฏิบัติงาน กับ (2) เทคนิคการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนเชิงปริมาณ (Quantitative Technique) เน้นใช้ตัวเลข มีสูตร มีเทคนิควิธีการคิดเชิงปริมาณ เพื่อให้ได้มาซึ่งตัวเลขกำลังคนที่ชัดเจนและยอมรับกันได้ง่ายกว่า พร้อมกับนำเสนอไว้ว่าเทคนิคการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนเชิงปริมาณ (Quantitative Technique) มีหลากหลายเทคนิคที่นิยม ได้แก่ การวิเคราะห์แนวโน้ม (Trend Projection Technique) ประกอบการใช้ผังกระจายข้อมูล (The Scatter Plot Technique) การวิเคราะห์อัตราส่วน (Ratio Analysis) และการวิเคราะห์ภาระงาน (Workload Analysis) เป็นต้น

ผมขอยกตัวอย่างสักเทคนิคมาให้ดูกัน มีเคสขององค์กรแห่งหนึ่งที่ส่งอีเมลมาขอคำแนะนำกับผมว่า ได้รับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูง ให้เตรียมข้อมูลอัตรากำลังคนที่ต้องใช้ในปีต่อไป เพื่อไปนำเสนอต่อประธานกรรมการบริหาร (EX-COM Chairman) แต่ท่านให้เวลาทีม HR วิเคราะห์เพียงสัปดาห์เดียวเท่านั้น จะใช้เทคนิคหรือทำอย่างไรดี? กรณีนี้ผมตอบไปว่า สมมติไม่เคยวิเคราะห์อัตรากำลังมาก่อน หากจะใช้เทคนิควิธีการอื่น เช่น การวิเคราะห์ภาระงาน หรืออื่นใด ก็คงจะยากและไม่ทันเวลา จึงได้แนะนำให้ใช้เทคนิคการวิเคราะห์แนวโน้ม (Trend Projection Technique) ประกอบการใช้ผังกระจายข้อมูล (The Scatter Plot Technique) ตามภาพตัวอย่างที่ผมจะอธิบายต่อไป

โดยภาพถัดจากนี้ นำเสนอตัวอย่างการวิเคราะห์อัตรากำลังของพนักงานขาย เมื่อเทียบกับยอดขาย ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้สำหรับการวิเคราะห์อัตรากำลังของพนักงานทั้งองค์กรได้ (อย่างคร่าวๆ) วิธีการตามตัวอย่างที่ผมกล่าวและปรากฏตามภาพนี้ เป็นข้อมูลที่ผมใช้เป็นสไลด์ประกอบการอบรมในหลักสูตร “เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคนด้วยภาระงาน (Workload Analysis)” ที่ผมเป็นวิทยากรให้กับหลายสถาบันอบรม และหลายองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ที่เชิญผมไปเป็นวิทยากรภายในองค์กร

ตามภาพตัวอย่าง ใช้ข้อมูลยอดขายและจำนวนพนักงาน โดย HR เก็บข้อมูล 2 อย่าง ประกอบด้วย จำนวนพนักงานขายเทียบกับยอดขาย ณ จำนวนพนักงานที่ทำยอดขายได้ไม่ว่าจะปีใดก็ตาม (หรืออาจจะเทียบตามปีย้อนหลังกลับไป 3-5 ปี) ตามตัวอย่างมีข้อมูลว่า ตอนที่พนักงานขายมีจำนวน 30 คน องค์กรสร้างยอดขายได้ประมาณ 410 ล้านบาท ต่อมาเมื่อยอดขายประมาณ 550 ล้านบาท องค์กรสามารถดำเนินงานได้โดยมีพนักงานขายไม่ถึง 25 คนเท่านั้น (ซึ่งถือเป็นช่วงที่ใช้คนน้อยแต่ขายได้เยอะ อาจจะได้ออเดอร์ใหญ่ๆ จากลูกค้ามา) ขณะที่เมื่อยอดขาย 1,100 ล้านบาท องค์กรมีพนักงานขายประมาณ 46 คน จึงอยากทราบว่าหากปีถัดไปองค์กรมีเป้าหมายว่าจะต้องทำให้ได้ยอดขายที่ 1,300 ล้านบาท องค์กรจะต้องใช้พนักงานขายจำนวนเท่าใด เพื่อที่จะได้ทราบว่าจะต้องรับเพิ่มหรือไม่?