การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน (Workforce Analysis by Workload) ตอนที่ 19 (ตอนสุดท้าย) ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการวิเคราะห์อัตรากำลังตามภาระงาน มีเรื่องใดบ้าง?

จากที่ได้ไปทำงานวิเคราะห์อัตรากำลังตามภาระงานให้กับหลายองค์กร บางครั้งก็จะต้องเขียนรายงาน(Report) ให้ด้วย และเมื่อเขียนรายงานแล้ว สิ่งที่จะต้องนำเสนอไว้ท้ายเล่มก็คือ การนำเสนอถึงปัจจัยแห่งความสำเร็จสำหรับการวิเคราะห์อัตรากำลังและการบริหารกำลังคน เพื่อให้องค์กรสามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดสำหรับการบริหารจัดการกำลังคนของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กรเอง

ทั้งนี้ จากประสบการณ์ ผมขอสรุปออกมาหลายประการดังต่อไปนี้ 

ผู้บริหารระดับสูง 

(1) ผู้บริหารระดับสูง นับได้ว่าเป็นปัจจัยหลักที่ส่งถึงผลสัมฤทธิ์ของการดำเนินการวิเคราะห์อัตรากำลังและการบริหารกำลังคน โดยเฉพาะการบริหารกำลังคนนั้นเป็นภารกิจประการสำคัญอย่างยิ่งภายหลังจากการวิเคราะห์อัตรากำลังเสร็จสิ้นแล้ว นอกเหนือไปจากบทบาทในการโน้มน้าว กระตุ้น และจูงใจให้บุคลากรทุกระดับขององค์กรเห็นคุณค่าความสำคัญ และมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับการดำเนินงาน นอกจากนี้ ผู้บริหารระดับสูงยังควรพิจารณาดำเนินการในหลายประการ ได้แก่ 

(2) กำหนดนโยบายการบริหารกำลังคน (Workforce Management Policy) แนวทางบริหารกำลังคนในกรณีกำลังคนล้นเกิน (Workforce Surplus) และกรณีกำลังคนขาด (Workforce Shortage) ระดับองค์กร รวมทั้งกำหนดแนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Practices)

(3) ผลักดันให้หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล ทำการวางแผนและบริหารกำลังคนเชิงกลยุทธ์ โดยคาดการณ์ความเปลี่ยนแปลงขององค์กรในอนาคตไว้เป็นตัวตั้ง และจัดทำออกมาเป็นแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ของการบริหารกำลังคนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมกับเตรียมทรัพยากร เช่น งบประมาณ ไว้รองรับ 

(4) กำหนดสูตรคำนวณอัตรากำลัง โดยสามารถใช้ค่าตัวเลขเวลาทำงานของพนักงานต่อคนต่อปี (Full-time Equivalent หรือ FTE) ขององค์กรเป็นเพียงค่าเดียวในการนำไปใช้เพื่อคำนวณอัตรากำลังของแต่ละหน่วยงาน เว้นแต่ หากองค์กรของท่านจำนวนวันทำงานของทางฝ่ายโรงงานมีมากกว่าฝ่ายสำนักงาน เช่น ฝ่ายโรงงาน ทำงานสัปดาห์ละ 6 วัน (จันทร์-เสาร์) ขณะที่ฝ่ายสำนักงาน ทำงานเพียงสัปดาห์ละ 5 วัน (จันทร์-ศุกร์) เช่นนี้ ท่านต้องกำหนดค่า FTE แยกกัน 2 ชุด นำไปใช้กับฝ่ายโรงงานชุดหนึ่ง และนำไปใช้กับฝ่ายสำนักงานอีกชุดหนึ่ง นั่นเอง 

(5) กำหนดแนวทาง