การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน (Workforce Analysis by Workload) ตอนที่ 18 นโยบายการบริหารกำลังคน และแนวทางจัดการกรณีคนเกินและกรณีคนขาด เป็นอย่างไรบ้าง?

การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน หรือไม่ว่าจะด้วยเทคนิควิธีการใด ท้ายที่สุดแล้วก็จะมีการเปรียบเทียบช่องว่างกำลังคน (Workforce Gap Analysis) โดยทำการเปรียบเทียบอัตรากำลังจากที่คำนวณได้ ซึ่งก็จะเป็นอัตรากำลังเชิงปริมาณ ที่นิยมเรียกว่า “Calculated Headcount” จากนั้นก็นำไปเทียบกับ Workforce Supply หรืออัตรากำลังคนที่มีอยู่ เพียงแต่อัตรากำลังคนที่มีอยู่นั้นมันมี 2 ลักษณะ คือ (1) อัตรากำลังเชิงปริมาณ หมายถึง ตัวคนเป็นๆ ที่ทำงานอยู่ กับ (2) อัตรากำลังคนเชิงคุณภาพ หมายถึง ความรู้ ทักษะความสามารถของคนที่ทำงาน ซึ่งแน่นอนว่าหากคุณภาพของคนทำงานสูง เมื่อทำงานก็อาจจะได้ภาระงานมากกว่าคนที่ความรู้ ทักษะความสามารถต่ำเป็นแน่แท้

และเมื่อทำการเปรียบเทียบช่องว่างกำลังคน ก็จะพบว่ามีปรากฏอยู่ 3 ลักษณะ กล่าวคือ

(1) สมดุลกำลังคน (Workforce Balance) หมายถึง อัตรากำลังคนที่ได้จากการคำนวณ เทียบกับตัวคนเป็นๆ ที่มีอยู่ มีค่าเท่ากัน โดยไม่ได้พิจารณาในเชิงของคุณภาพของตัวคนทำงานที่มีตัวตนเป็นๆ เช่น คำนวณตัวเลขอัตรากำลังแล้วได้ 4 Headcount และมีคนเป็นๆ ที่ทำงานอยู่ 4 คนพอดี 

(2) กำลังคนขาด (Workforce Shortage) หมายถึง อัตรากำลังคนที่ได้จากการคำนวณเมื่อเทียบกับตัวคนเป็นๆ ที่มีอยู่แล้ว ค่าแรกมีค่ามากกว่าค่าหลัง เช่น คำนวณตัวเลขอัตรากำลังแล้วได้ 4 Headcount แต่มีคนทำงานตัวเป็นๆ อยู่เพียง 3 คน แบบนี้ถือว่าหน่วยงานมีสิทธิรับคนได้ 1 Headcount แต่จะรับหรือไม่ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง และโดยทั่วไปเมื่อ HR ทราบแล้วว่าหน่วยงานใดเกิดการขาดแคลนกำลังคน ก็จะตั้งงบประมาณการจ้างงานรวมทั้งงบประมาณอื่นๆ ที่เป็น HR Cost ไว้ แต่จะใช้หรือไม่นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง 

(3) กำลังคนล้นเกิน (Workforce Surplus) หมายถึง อัตรากำลังคนที่คำนวณได้ มีน้อยกว่าคนทำงานตัวเป็นๆ ที่มีอยู่ เช่น คำนวณอัตรากำลังจากพนักงานแล้วได้ 3 Headcount แต่มีคนทำงานตัวเป็นๆ อยู่ 5 คน แบบนี้ถือว่า “คนเกิน” โดยหลักการแล้วก็ต้องเกลี่ยคนที่เกินไปอยู่หน่วยงานที่คนขาด นี่คือแนวทางพื้นฐานที่สามารถทำได้นอกเหนือจากแนวทางบริหารกำลังคนอื่นที่มีอยู่อีกหลากหลายมากมาย

สำหรับกรณีที่สมดุลกำลังคนนั้น องค์กรไม่ต้องดำเนินการเรื่องใดๆ ในการบริหารกำลังคนเลย

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะไปลงรายละเอียดเรื่องแนวปฏิบัติในการบริหารกำลังคน กรณีคนเกินและกรณีคนขาดนั้น ผมอยากคุยเรื่องนโยบายการบริหารกำลังคนหรือกรอบใหญ่ๆ ที่องค์กรจะต้องกำหนดสำหรับการบริหารกำลังคนในภาพรวมเสียก่อน ตามภาพตัวอย่างนี้ ผมขอนำเสนอให้ดูเพื่อจะได้อธิบายประกอบเพียงเล็กน้อยเท่านั้น

เรื่องที่น่าสนใจ คือ