การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน (Workforce Analysis by Workload) ตอนที่ 17 ทำอย่างไรจึงจะทำให้หน่วยงานวิเคราะห์ภาระงาน และทบทวนภาระงานให้เป็นปัจจุบันเสมอ?

หากถามว่า ทำอย่างไรจึงจะทำให้หน่วยงานซึ่งก็คือแผนกหรือฝ่ายต่างๆ นั้น ให้ความร่วมมือในการวิเคราะห์ภาระงาน และทบทวนภาระงานให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ? ผมคิดว่าเรื่องนี้ HR ต้องขบคิดให้หนักครับ

ในการทำงานจริงนั้น หน่วยงานต่างๆ มีหน้าที่ที่จะต้องวิเคราะห์และสรุปข้อมูลภาระงานในแต่ละปีส่งให้กับ HR เพื่อที่ทาง HR จะได้นำข้อมูลไปใช้ทำการวิเคราะห์และคำนวณต้นทุนด้านบุคลากร ที่เรียกว่า “HR Cost” หรืออาจจะเรียกชื่อเป็นอย่างอื่น เช่น Staff Cost ก็ได้ สุดแท้แต่องค์กรจะเรียก และการทำ Cost พวกนี้จะนำไปใช้จัดทำงบประมาณที่จะต้องขออนุมัติให้ครอบคลุมทั้งปี นั่นคือเหตุผลว่าปริมาณงานที่ต้องหาเพื่อวิเคราะห์ภาระงาน จะคิดเป็นปริมาณต่อปี และค่า FTE (Full-Time Equivalent) ที่ใช้คำนวณตัวเลขอัตรากำลัง ก็จะเป็น “ค่าเวลาทำงานของพนักงานต่อคนต่อปี” สอดคล้องกันนั่นเอง 

สังเกตดูว่าแต่ละปีนั้น ในช่วงต้นปีหลังจากที่หน่วยงานประกาศทิศทางการดำเนินงานหรือดำเนินธุรกิจออกมาแล้ว โดยเฉพาะมีการสื่อสารยอดขายกำไรที่ต้องการออกมาเป็นเป้าหมายผลงานระดับองค์กรแล้ว สิ่งที่ HR จะต้องดำเนินการต่อไปก็คือ จะต้องสอบถามกับฝ่ายและแผนกต่างๆ ว่า อัตรากำลังจะยังคงเดิม หรือจะมีการเพิ่มขึ้น ลดลงบ้างหรือไม่ เท่าไร และที่หน่วยงานใดบ้าง

จากคำถามนี้ก็มีเรื่องชวนคิดว่า ที่ผ่านมาหาก HR สอบถามไปที่หน่วยงานต่างๆ หน่วยงานเหล่านั้นให้คำตอบเป็นตัวเลขกลับมากับทาง HR บนพื้นฐานของวิธีคิด หรือวิธีการคำนวณแบบใด?

นั่นแหละครับ คือความจำเป็นที่ต้องมาเรียนรู้เรื่องการวิเคราะห์อัตรากำลังจากภาระงานกันสักนิด

หลายองค์กร ทางฝ่ายผลิตแจ้งว่าปกติแล้วโดยยอดขายที่ต้องการเพิ่มขึ้นประมาณนี้ ก็จะต้องทำการผลิตประมาณนี้ จึงต้องใช้ตัวเลขกำลังคนเพิ่มขึ้นอีกประมาณนี้ ซึ่งไม่ผิด แต่จะเหมาะหรือไม่เป็นอีกเรื่องหนึ่ง!

แต่วันนี้ เมื่อเราจะวิเคราะห์อัตรากำลังตามภาระงาน (Workload Analysis) แล้ว เราต้องการให้รู้ข้อมูลแน่ชัดว่าตามยอดขายที่ต้องการเพิ่มขึ้น ฝ่ายผลิตจะมีภาระงานเพิ่มขึ้นมากน้อยเท่าใด และพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นนั้น คำนวณออกมาเป็นตัวเลขอัตรากำลังกระจายลงไปตามแต่ละระดับตำแหน่งของพนักงานในแต่ละหน่วยงานได้เท่าใด

ตอบแบบนี้ได้ จะเป็นการดีครับ

กลับไปสู่คำถามข้างต้น

ผมมองว่า