“หนังสือแจ้งการกระทำความผิด” กับ “หนังสือเตือน” ต่างกันอย่างไร

สวัสดีครับท่านผู้อ่านทุกท่าน สำหรับเดือนมิถุนายนของปี 2569 ซึ่งก็ล่วงเข้าสู่ฤดูฝนมาสักพัก อากาศในบ้านเราก็คงเย็นสบายขึ้นหลังจากที่ทนร้อนในช่วงเดือนเมษายน และต้องเจอกับพายุฤดูร้อนในเดือนพฤษภาคมที่ผ่านมา แต่เมื่อเข้าสู่ฤดูฝนอย่างเป็นทางการ สิ่งที่ตามมาก็จะเป็นอาการเจ็บป่วย ไม่ว่าจะปวดหัว ตัวร้อน โดยเฉพาะเด็กเล็กๆ ก็ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ อย่างไรเสียก็ขอให้ท่านผู้อ่านรักษาสุขภาพตนเองและของลูกหลานกันด้วย 

สำหรับประเด็นของบทความที่จะมาอธิบายในฉบับนี้ เป็นเรื่องเกี่ยวกับ “หนังสือเตือน” ซึ่งการออกหนังสือเตือนแก่พนักงานที่กระทำความผิด หรือฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานนั้น ย่อมเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก เพราะหากใช้ถ้อยคำในหนังสือเตือนไม่ครบถ้วนถูกต้อง หนังสือฉบับนั้นก็อาจไม่ใช่หนังสือเตือนตามกฎหมายแรงงาน 

การที่จะออกหนังสือเตือนได้นั้น ต้องเป็นกรณีที่ลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานกรณีไม่ร้ายแรง และนายจ้างได้มีการตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว หากลูกจ้างกระทำความผิดซ้ำคำเตือนภายใน 1 ปี นายจ้างก็สามารถที่จะเลิกจ้างโดยไม่จำต้องจ่ายค่าชดเชยได้ แต่หากลูกจ้างทำความผิดและนายจ้างได้ตักเตือน แต่เป็นการตักเตือนด้วยวาจา ไม่ว่าลูกจ้างจะทำผิดกี่ครั้งก็ตาม และนายจ้างตักเตือนกี่ครั้งก็ตาม ก็ไม่สามารถเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยโดยอ้างเหตุว่าทำผิดซ้ำคำเตือนได้ และแม้จะมีการตักเตือนโดยบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก็ตาม หากไม่เข้าหลักเกณฑ์ที่เป็นหนังสือเตือน ก็ไม่ถือว่าเป็นหนังสือเตือน เป็นเพียง “หนังสือแจ้งการกระทำความผิด” เท่านั้น ซึ่งถือว่าเป็นข้อแตกต่างระหว่างหนังสือเตือนและหนังสือแจ้งการกระทำความผิด 

เรามาศึกษารายละเอียดของหนังสือเตือนกันครับ การที่จะเป็นหนังสือเตือนได้นั้น จะต้องออกโดยผู้มีอำนาจ ซึ่งก็คือนายจ้าง หรือผู้ได้รับมอบอำนาจจากนายจ้าง บุคคลอื่นที่ไม่มีอำนาจจะออกหนังสือเตือนไม่ได้ ถ้าฝ่าฝืนออกไปไม่ถือว่าได้มีการเตือนเป็นหนังสือ และหนังสือเตือนต้องมีข้อความระบุถึงการกระทำผิดและห้ามกระทำผิดซ้ำอีก และต้องมีข้อความระบุถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการกระทำผิดของลูกจ้าง วัน เวลา และลักษณะของการกระทำผิดว่าลูกจ้างกระทำการอย่างใดบ้าง และการกระทำดังกล่าวเป็นการฝ่าฝืนต่อระเบียบข้อบังคับของนายจ้างในเรื่องใด กับทั้งยังต้องมีข้อความระบุห้ามไม่ให้ลูกจ้างทำผิดอีก หากฝ่าฝืนจะต้องถูกลงโทษสถานหนักหรือเลิกจ้าง หากไม่ต้องตามลักษณะนี้นั้นย่อมไม่เป็นหนังสือเตือนตามกฎหมายแรงงาน และนายจ้างจะต้องแจ้งคำเตือนให้ลูกจ้างทราบด้วย ซึ่งวิธีแจ้งที่เป็นที่นิยมและเป็นหลักเกณฑ์ชัดเจน คือ แจ้งให้ทราบด้วยวาจา ให้ลูกจ้างลงชื่อรับทราบ อ่านคำเตือนให้ลูกจ้างฟังต่อหน้าพยานซึ่งอาจเป็นผู้บังคับบัญชาของลูกจ้าง และให้พยานลงชื่อรับรองไว้ ส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังที่อยู่ของลูกจ้าง เป็นต้น   

การที่จะพิจารณาว่ากรณีใดเป็นหนังสือเตือนนั้น บางครั้งก็เป็นเรื่องที่ต้องตีความเวลาขึ้นศาลแรงงาน ส่วนนี้ก็แล้วแต่ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องๆ ไป ทางผู้เขียนจึงขอนำตัวอย่างคำพิพากษาศาลฎีกา

กรณีที่เป็นหนังสือเตือน ดังนี้