Job Description : เรื่องพื้นฐานที่ต้อง “ทำ” ไว้ให้เรียบร้อย

ในบทความตอนก่อนหน้า ผมทิ้งท้ายไว้ว่าในการรับสมัครและหาคนทำงานที่ “ใช่” เป็นเรื่องพื้นฐานมากๆ ที่ทั้ง HR และ Line Manager จะต้องดำเนินการให้ดี คือ การกำหนดให้แน่ชัดว่าตามตำแหน่งที่เราประกาศรับสมัครงานนั้น เราต้องการผู้สมัครงานเข้ามารับผิดชอบในเรื่องใด เขาควรต้องผ่านประสบการณ์การทำงานในเรื่องใดบ้าง (หากเขามีประสบการณ์) ยินดีรับน้องจบใหม่หรือไม่ (หากเขายังไม่มีประสบการณ์) และทักษะความสามารถที่ต้องการตามตำแหน่งนั้นมีอะไรบ้าง ข้อมูลส่วนนี้นี่เองที่ระบุไว้แล้วในเอกสารที่ชื่อว่า “ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)”

ถ้าอย่างนั้นก็แปลว่า ใน “ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)” ที่เป็นเอกสารสำคัญของการหาคนที่ใช่เข้าทำงานนั้น เราต้องมาช่วยกันวิเคราะห์และเขียนกันมาเสียหน่อย ผมขอแนะนำออกเป็นเรื่องๆ ให้ทั้ง HR และ Line Manager ได้ร่วมกันทบทวนเทียบกับสิ่งที่ท่านทำอยู่ โดยเน้นนำเสนอจากมุมมองของผมที่ไม่อิงกับทางวิชาการ แต่จะอิงกับแนวปฏิบัติ (Practices) ในมุมมองที่ผมทำงานที่ปรึกษา และไม่ได้แยกออกเป็นหมวดหมู่เป็นเรื่องของ HR เป็นเรื่องของหัวหน้างาน หรือ Line Manager และเป็นเรื่องของใครไว้ โปรดไล่เรียงอ่านทีละเรื่องครับ 

(1) ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรต้องปรึกษาหารือกับผู้บริหาร (ไม่ว่าท่านจะใช้ที่ปรึกษาหรือไม่ก็ตาม) โดยปรึกษาว่า โครงสร้างหรือส่วนประกอบของ Job Description ขององค์กรเราจะเป็นอย่างไร พูดง่ายๆ ก็คือ จะเขียนเรื่องใดบ้าง โดยทั่วไปเราจำแนกโครงสร้างหรือส่วนประกอบของ Job Description ออกได้ 2 แบบ แบบแรก คือ Job Description ที่มีข้อมูลปัจจัยการประเมินค่างาน (Job Evaluation Factor) ที่จะใช้ในการประเมินค่างาน ระบุหรือเขียนไว้ในเอกสารด้วย กับแบบสอง คือ Job Description ที่ไม่มีข้อมูลปัจจัยการประเมินค่างานระบุไว้ในตัวเอกสารนี้ ก็จะมีเฉพาะการระบุข้อมูลเบื้องต้น เช่น ตำแหน่งงาน ระดับตำแหน่งงาน หน่วยงานสังกัด ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา (ถ้ามี) หน้าที่งานหลัก กิจกรรมงานหลัก ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ตัวชี้วัดผลงาน และข้อมูลในส่วนของ Job Specification (คุณสมบัติตามตำแหน่งงาน) ส่วนปัจจัยการประเมินค่างานที่มักระบุไว้ใน Job Description จะมีมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับองค์กรได้เลือกปัจจัยใดบ้างมาใช้สำหรับการประเมินค่างาน โดยขอขยายความว่า ในกรณีที่องค์กรของเราเลือกกำหนดส่วนประกอบของใบกำหนดหน้าที่งานแบบที่มีปัจจัยการประเมินค่างานระบุไว้ ปัจจัยการประเมินค่างาน จะมีมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับแนวทางการประเมินค่างานที่องค์กรท่านเลือกเช่นที่ผมว่าไป โดยอย่างน้อยที่สุดก็จะมีเรื่องของจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชา อำนาจในการตัดสินใจ ความซับซ้อนของงาน ความหลากหลายของงาน ความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น สภาพการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นความปลอดภัยในการทำงาน และโรคจากการทำงาน ความเสี่ยงจากการทำงาน เป็นต้น

(2) ในส่วนของการประเมินค่างานจากที่กล่าวข้างต้นนี้ โดยทั่วไปมักพบว่า