การจัดการภาษี เมื่อพนักงานลาออกระหว่างปี สำหรับ HR และนายจ้าง

การจัดการภาษีให้ถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจและสถานะการเงินส่วนบุคคล เพราะไม่เพียงแต่ช่วยให้เสียภาษีอย่างประหยัดตามสิทธิที่ควรได้ แต่ยังเป็นเกราะป้องกันปัญหาข้อพิพาททางกฎหมายที่อาจส่งผลเสียร้ายแรงได้

ความสำคัญของการจัดการและยื่นภาษีอย่างถูกต้อง

ป้องกันการถูกตรวจสอบและประเมินภาษีย้อนหลัง ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกเรียกตรวจสอบโดยกรมสรรพากร ซึ่งหากพบความผิดพลาดภายหลังอาจนำไปสู่ภาระภาษีที่สูงขึ้นอย่างมากจากเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม

หลีกเลี่ยงบทลงโทษทางกฎหมายและค่าปรับ การจัดการภาษีที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่โทษปรับทางแพ่ง (เบี้ยปรับ) หรือแม้กระทั่งโทษทางอาญาในกรณีที่มีการเจตนาหลีกเลี่ยงภาษี ซึ่งส่งผลต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือขององค์กร

ใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้อย่างสูงสุด นำค่าลดหย่อน สิทธิยกเว้นภาษี และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ ที่กฎหมายอนุญาตมาใช้ได้อย่างเต็มที่ ช่วยลดต้นทุนภาษีของบริษัทหรือบุคคลได้อย่างถูกกฎหมาย

บริหารกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทราบภาระภาษีที่แท้จริงและถูกต้อง ธุรกิจจะคาดการณ์และจัดสรรเงินทุนเพื่อชำระภาษีได้ตามกำหนดเวลา ช่วยลดปัญหาขาดสภาพคล่องจากการต้องจ่ายภาษีหรือค่าปรับก้อนใหญ่โดยไม่ได้วางแผนไว้

สร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ เป็นเครื่องหมายของธรรมาภิบาลที่ดี ช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ถือหุ้น นักลงทุน และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งส่งผลดีต่อการเติบโตและการลงทุนในระยะยาว

จัดการภาษีกรณีพนักงานลาออกระหว่างปี

1. ภาพรวมภาระหน้าที่ของนายจ้างตามประมวลรัษฎากร มุ่งเน้นไปที่การเป็น “ตัวกลาง” ในการจัดเก็บภาษีและรายงานข้อมูลรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงานส่งให้กรมสรรพากร โดยมีหน้าที่หลักดังนี้

1) หักภาษี ณ ที่จ่าย นายจ้างที่จ่ายเงินได้พึงประเมินให้กับพนักงาน (เช่น เงินเดือน โบนัส หรือค่าจ้าง) มีหน้าที่ต้องคำนวณและหักภาษีไว้ทันทีที่จ่ายเงินตามที่กำหนดในมาตรา 50 (1) และ (2) แห่งประมวลรัษฎากร เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานไม่ให้ต้องจ่ายภาษีก้อนใหญ่ในช่วงสิ้นปี

2) นำส่งภาษีและยื่นแบบแสดงรายการ หลังจากหักภาษี ณ ที่จ่าย นายจ้างต้องนำเงินภาษีส่งให้กรมสรรพากรภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดผ่านแบบแสดงรายการต่าง ๆ เช่น แบบ ภ.ง.ด.1 รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย จากเงินเดือนและค่าจ้างเป็นรายเดือน ยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป แบบ ภ.ง.ด.1ก สรุปรายการจ่ายเงินได้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของพนักงานทุกคนในรอบปีภาษี ยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป

3) ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ตามมาตรา 50 ทวิ) ให้แก่พนักงาน เพื่อให้พนักงานใช้เป็นหลักฐานในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.91) ประจำปี

2. การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) งวดสุดท้ายของปี (ปกติคือเดือนธันวาคม) มีความแตกต่างจากงวดอื่น ๆ เนื่องจากเป็นการปรับปรุงยอดภาษี (Adjust) ให้ครอบคลุมรายได้จริงทั้งหมดที่พนักงานได้รับตลอดทั้งปี เพื่อให้ยอดภาษีที่หักไว้รวมทั้งปีเท่ากับภาษีที่พนักงานต้องเสียจริง 

ขั้นตอนการคำนวณงวดสุดท้าย สำหรับการจ่ายเงินเดือนทั่วไป (มาตรา 40 (1)) 

1) รวมเงินได้พึงประเมินทั้งปีที่ได้รับจริง นำเงินเดือน ค่าครองชีพ โบนัส และเงินได้อื่น ๆ ตั้งแต่เดือนแรกจนถึงเดือนสุดท้ายมารวมกันทั้งหมด

2) หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อน หักค่าใช้จ่าย 50% ของเงินได้ แต่ไม่เกิน 100,000 บาท และหักค่าลดหย่อน เช่น ค่าลดหย่อนส่วนตัว (60,000 บาท) ประกันสังคมตามที่จ่ายจริง กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือค่าลดหย่อนอื่น ๆ ตามที่พนักงานแจ้งในแบบ ล.ย.01

3) คำนวณภาษีที่ต้องเสียทั้งปี นำ “เงินได้สุทธิ” (รายได้ - ค่าใช้จ่าย - ค่าลดหย่อน) มาคำนวณตามอัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบก้าวหน้า (เริ่มที่ 5% - 35% โดยยกเว้น 150,000 บาทแรก)

4) สรุปภาษีหัก ณ ที่จ่าย งวดสุดท้าย ตามสูตร : ภาษีที่คำนวณได้ทั้งปี - ภาษีที่เคยหักนำส่งไปแล้วตั้งแต่งวดที่ 1 ถึงงวดก่อนหน้า = ภาษีที่ต้องหักในงวดสุดท้าย

หลักการ 

• ต้องคำนวณภาษีเสมือนว่าพนักงานทำงานจนถึงสิ้นปี (Estimate) แต่ปรับลดตามรายได้ที่เกิดขึ้นจริง
• การรวมเงินได้งวดสุดท้าย : เงินเดือน + โบนัส + ค่าคอมมิชชัน + เงินชดเชย (ถ้ามี)
• วิธีคำนวณภาษีแบบสะสม (Year-to-Date)

3. เงินที่ได้รับจากการออกจากงานมีการบริหารจัดการทางภาษี (Tax Treatment) ที่แตกต่างกันตาม “ประเภทของเงิน” และ “สาเหตุการออก” โดยมีกฎหมายใหม่ปรับปรุงเกณฑ์การยกเว้นภาษีในปี พ.ศ. 2567 ดังนี้

1) เงินเดือนหรือค่าจ้างค้างจ่าย (เช่น เงินเดือนเดือนสุดท้าย หรือค่าจ้างรายวันที่ยังจ่ายไม่ครบ) ถือเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40 (1) ซึ่งมีหลักเกณฑ์ทางภาษีดังนี้

• ต้องนำไปรวมคำนวณภาษีปกติ : เงินส่วนนี้ไม่ได้รับสิทธิยกเว้นภาษีเหมือนเงินชดเชยการเลิกจ้าง และไม่สามารถนำไปแยกคำนวณในใบแนบได้เหมือนเงินก้อนที่จ่ายเพราะเหตุออกจากงาน
• นับตามปีที่ได้รับเงิน (Cash Basis) : หากเงินค้างจ่ายนั้นได้รับภายในปีภาษีเดียวกันกับที่ออกจากงานก็นำมารวมเป็นรายได้ของปีนั้น และในกรณีหากมีการฟ้องร้องและได้รับเงินในหนี้ค้างจ่ายในปีถัดไป ให้นับเป็นรายได้ของปีที่ได้รับเงินจริง
• การหักค่าใช้จ่าย : หักรวมกับเงินเดือนปกติในอัตรา 50% แต่ไม่เกิน 100,000 บาท 

สรุป : เงินเดือนค้างจ่ายเปรียบเสมือน “เงินเดือนงวดสุดท้าย” ที่พนักงานมีสิทธิได้รับตามปกติ จึงต้องนำไปรวมกับรายได้ทั้งปีเพื่อคำนวณภาษีตามอัตราก้าวหน้า (5% - 35%)

2). เงินชดเชยตามกฎหมายแรงงาน (Severance Pay) เป็นเงินที่นายจ้างจ่ายให้เมื่อถูกเลิกจ้าง (Involuntary Termination) เช่น การปิดกิจการ หรือการปลดพนักงาน

• เกณฑ์การยกเว้นใหม่ (ปี 2567) : ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 394 (พ.ศ. 2567) ปรับเพิ่มเพดานการยกเว้นภาษีเป็นเงินค่าจ้าง 400 วันสุดท้าย แต่ไม่เกิน 600,000 บาท (จากเดิม 300 วัน/300,000 บาท)
• เงื่อนไข : ต้องเป็นการถูกเลิกจ้างเท่านั้น (ลาออกเองหรือเกษียณอายุตามสัญญาจะไม่ได้รับสิทธิยกเว้น 600,000 บาทนี้) สำหรับส่วนที่เกินจาก 600,000 บาท ให้นำไปคำนวณภาษีตามปกติ