การควบคุมภายใน รากฐานสำคัญที่ต้องเข้าใจ เพื่อการบริหารธุรกิจอย่างมั่นคง

การทำธุรกิจในปัจจุบัน ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยมีความสามารถในการขาย การตลาด การผลิต หรือการสร้างสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ลูกค้า แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปัญหาที่ตามมาอาจไม่ได้เกิดจาก “ขายไม่ได้” เพียงอย่างเดียว แต่อาจเกิดจากเงินรั่วไหล สินค้าสูญหาย ลูกหนี้ไม่ชำระเงิน ซื้อของแพงเกินจริง พนักงานทำงานผิดขั้นตอน หรือผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยไม่รู้ตัว สิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่าการที่ผู้ประกอบการมีความสามารถในการขาย การตลาด หรือมีตัวเลขทางบัญชีที่ถูกต้องเพียงอย่างเดียวอาจยังไม่เพียงพอ เพราะตัวเลขในงบการเงินเป็นเพียง “ผลลัพธ์” ของกิจกรรมที่เกิดขึ้นในธุรกิจ แต่หากกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นไม่มีระบบที่ดี ตัวเลขที่ออกมาก็อาจไม่สะท้อนความเป็นจริง

ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรมีความรู้เรื่องการควบคุมภายใน (Internal Control) ควบคู่ไปกับความรู้ด้านบัญชี การบริหารการขาย การตลาด การผลิต แม้จะไม่ได้จบบัญชีหรือไม่ได้เป็นนักบัญชีโดยตรงก็ตาม เพราะการควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องของฝ่ายบัญชีเท่านั้น แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ การขาย การรับเงิน การจ่ายเงิน การบริหารสินค้า บุคลากร เทคโนโลยี และการตัดสินใจของผู้บริหาร กล่าวง่าย ๆ คือ “บัญชีบอกเราว่าเกิดอะไรขึ้น แต่การควบคุมภายในช่วยให้เรามั่นใจว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนั้นถูกต้อง เหมาะสม และอยู่ภายใต้การดูแลที่ดี” ในโลกธุรกิจที่มีความไม่แน่นอนสูง ผู้ประกอบการจึงควรสนใจและให้ความสำคัญเพื่อเป็นรากฐานของการสร้างธุรกิจที่มั่นคงและเติบโตได้อย่างยั่งยืน

ความสำคัญของการควบคุมภายใน

เรามาพิจารณากันครับว่าทำไมผู้ประกอบการจำเป็นต้องรู้เรื่องการควบคุมภายใน ผู้ประกอบการบางรายอาจคิดว่า “เรื่องบัญชีเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีหรือเรามีสำนักงานบัญชีอยู่แล้ว” แนวคิดนี้ไม่ผิดทั้งหมด แต่มีความเสี่ยงหากผู้ประกอบการเข้าใจว่าเมื่อส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชีหรือส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีแล้วนั้น เรื่องบัญชีและการควบคุมภายในถือว่าจบ ซึ่งในความเป็นจริง ฝ่ายบัญชีของเราหรือสำนักงานบัญชีสามารถบันทึกบัญชีจากเอกสารที่ได้รับ แต่ไม่สามารถควบคุมทุกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นภายในกิจการแทนผู้ประกอบการได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อสินค้าเข้ามา 1,000 ชิ้น ฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารใบกำกับภาษี นำไปตรวจสอบ บันทึกบัญชี (สมมุติว่าบันทึกบัญชีถูกต้องตามหลักการบัญชี) แต่คำถามสำคัญคือ ... มีการรับสินค้าจริงหรือไม่ ? ได้รับสินค้าครบ 1,000 ชิ้นหรือไม่ ? ราคาที่ซื้อเป็นราคาที่อนุมัติหรือไม่ ? มีการเปรียบเทียบราคากับผู้ขายรายอื่นหรือไม่ ? ผู้สั่งซื้อเป็นผู้มีอำนาจหรือไม่ ? มีสินค้าสูญหายระหว่างทางหรือไม่ ? มีความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับผู้ขายหรือไม่ ?

จะเห็นได้ว่า “การบันทึกบัญชีถูกต้อง” กับ “ธุรกิจถูกควบคุมอย่างเหมาะสม” เป็นคนละเรื่องกัน ดังนั้นผู้ประกอบการจะมีความรู้ทางด้านบัญชีหรือไม่ก็ตาม แต่ควรเข้าใจหลักพื้นฐานว่า

รายการนั้นมาจากไหน →เกิดขึ้นจริงหรือไม่ →ระหว่างหน่วยงานตรวจสอบกันอย่างไร → ใครเป็นผู้อนุมัติ → ใครเป็นผู้ดำเนินการ → มีเอกสารหลักฐานอะไร → ฝ่ายบัญชีตรวจสอบอย่างไร → ผลลัพธ์ถูกต้องหรือไม่

เพียงเข้าใจคำถามเหล่านี้ก็สามารถช่วยยกระดับการบริหารธุรกิจได้อย่างมาก เมื่อพอจะเห็นภาพได้ดียิ่งขึ้นบ้างแล้วนะครับ ตอนนี้เรามาทำความเข้าใจความหมายของการควบคุมภายใน

“การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการ แผนการจัดองค์กร ระบบงานและวิธีการที่กิจการออกแบบไว้เพื่อให้มั่นใจว่างานต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างถูกต้อง ลดความผิดพลาด ป้องกันการทุจริต และช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมาย”

ลองเปรียบเทียบกับการขับรถ ผู้ประกอบการคงไม่คิดว่า “มีคนขับรถเก่งแล้วไม่จำเป็นต้องมีเบรก” เพราะรถที่ดีต้องมีทั้งคนขับ เครื่องยนต์ ระบบเบรก เข็มขัดนิรภัย และระบบเตือนต่าง ๆ เช่นเดียวกับธุรกิจ การมีคนเก่งไม่เท่ากับการที่กิจการมีระบบการควบคุมภายในที่ดี แม้จะมีพนักงานที่ซื่อสัตย์และเก่ง แต่หากระบบงานเปิดโอกาสให้คนเพียงคนเดียวสามารถทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ อาทิ รับเงิน → บันทึกบัญชี → แก้ไขข้อมูล→ กระทบยอดเงินฝากได้ทั้งหมด กิจการก็ยังมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการควบคุมภายในจึงไม่ได้มีไว้เพื่อ “จับผิดคน” แต่มีไว้เพื่อออกแบบระบบให้คนทำงานได้ทำงานอย่างถูกต้อง มีการแบ่งแยกหน้าที่ การตรวจสอบ สอบยันระหว่างกัน มีการรายงานข้อมูลที่เพียงพอ น่าเชื่อถือ ทันต่อเวลา รวมถึงมีการกำกับติดตามอย่างใกล้ชิดก็สามารถลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดหรือการทุจริต เพื่อความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้นในแต่ละกระบวนการ ผู้ประกอบการอาจจะเริ่มจากคำถามง่าย ๆ ดังนี้

1. ใครเป็นผู้อนุมัติ ?

หลักการควบคุมภายใน : การใช้เงินของบริษัทควรมีการกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติตามระดับวงเงิน ตัวอย่างเช่น : ซื้อสินค้าและบริการไม่เกิน 10,000 บาท → ผู้จัดการอนุมัติ มากกว่า 10,000 บาท แต่ไม่เกิน 100,000 บาท → ผู้บริหารอนุมัติ มากกว่า 100,000 บาท → เจ้าของกิจการหรือคณะกรรมการอนุมัติ หลักการสำคัญจึงไม่ใช่จำนวนเงิน แต่คือต้องรู้ว่าใครมีอำนาจตัดสินใจ

2. ใครเป็นผู้ดำเนินการ ?

หลักการควบคุมภายใน : การแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบจะต้องแยกและกำหนดให้ชัดว่าใครเป็นคนสั่งซื้อ ใครรับสินค้า และใครเป็นผู้บันทึกข้อมูล โดยที่ไม่ควรเป็นคนเดียวที่ดำเนินการเองทั้งหมด

3. มีเอกสารหลักฐานอะไร ?

หลักการควบคุมภายใน : ทุกธุรกรรมสำคัญต้องมีเอกสารหลักฐานสนับสนุนในแต่ละกระบวนการที่เกิดขึ้น เช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่ายหรือหลักฐานการโอนเงิน

4. ใครเป็นผู้ตรวจสอบ ?

หลักการควบคุมภายใน : กำหนดหน้าที่ในการตรวจสอบ ผู้ที่ทำรายการไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้ตรวจสอบรายการนั้นทั้งหมด

5. รู้ได้อย่างไรว่ารายการนั้นถูกต้อง ?

หลักการควบคุมภายใน : ต้องมีวิธีตรวจสอบซึ่งต้องถูกสอดแทรกอยู่ในกระบวนการทำงานตามปกติ ดังนั้นการตรวจสอบจึงไม่ใช่งานส่วนที่เพิ่ม แต่เป็นงานที่สำคัญที่จะต้องสร้างให้มีขึ้น ตัวอย่างวิธีการตรวจสอบ เช่น กระทบยอดเงินฝากธนาคาร ตรวจนับสินค้า ตรวจสอบยืนยันลูกหนี้ ตรวจสอบยืนยันเจ้าหนี้ เปรียบเทียบยอดขายกับเงินที่ได้รับ วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่ผิดปกติ นี่คือหัวใจของการควบคุมภายในที่ผู้ประกอบการสามารถนำไปใช้ได้ทันที เรามาดูตัวอย่างใกล้ตัว : ธุรกิจที่ “ขายดี” แต่เงินไม่เหลือ

บริษัท ABC เป็นธุรกิจค้าปลีกแห่งหนึ่ง ยอดขายเพิ่มขึ้นจากเดือนละ 2 ล้านบาทเป็น 3 ล้านบาท ผู้ประกอบการรู้สึกว่าธุรกิจกำลังเติบโต แต่เมื่อสิ้นเดือนกลับพบว่ายอดขายเพิ่ม แต่เงินสดกลับลดลง จึงถามฝ่ายบัญชีว่า “ขายดีขนาดนี้ เงินหายไปไหน ?” เมื่อตรวจสอบพบว่า 1. มีการขายเชื่อเพิ่มขึ้นมาก 2. ลูกหนี้บางรายเกินกำหนดชำระ 3. มีการให้ส่วนลดโดยไม่มีการอนุมัติ 4. สินค้าบางรายการหายจากคลัง 5. มีค่าใช้จ่ายบางรายการที่เพิ่มขึ้นผิดปกติ