การทบทวนกระบวนการจัดทำบัญชี

ในการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานบัญชีของกิจการจะมีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบไว้เสมอ ซึ่งควรจัดทำใบบรรยายลักษณะงานของพนักงานแต่ละคนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรให้ทุกคนลงนามรับผิดชอบในหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อความชัดเจนของการทำหน้าที่และเพื่อการประเมินผลการปฏิบัติงานไว้ ซึ่งในแต่ละปีเมื่อผ่านการประเมินผลงานประจำปีแล้ว ฝ่ายบริหารทางด้านบัญชีจะได้มาพิจารณาการสับเปลี่ยนหน้าที่ตามหลักการควบคุมภายในที่ดี

เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานด้านบัญชีของพนักงานบัญชีก็ควรมีการทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้กระบวนการที่มาของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีมีความน่าเชื่อถือ มีการควบคุมภายในที่ดีตามเส้นทางการเดินทางของเอกสารทุกฉบับที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชี

ความหมายของกระบวนการบัญชี

กระบวนการบัญชี (Accounting Cycle) คือ ลำดับขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบัญชีที่ใช้บันทึก ประมวลผล และจัดทำรายงานทางการเงินอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสาร การบันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวัน จนถึงการปิดบัญชีและจัดทำงบการเงิน เพื่อให้ได้ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน และเชื่อถือได้สำหรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารของธุรกิจ ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

1. วิเคราะห์รายการค้า (Analyzing Transactions)

2. บันทึกรายการในสมุดรายวัน (Journalizing)

3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท (Posting)

4. จัดทำงบทดลอง (ก่อนปรับปรุง) (Unadjusted Trial Balance)

5. จัดทำรายการปรับปรุง (Adjusting Entries)

6. จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusted Trial Balance)

7. จัดทำรายงานทางการเงิน (Financial Reporting)

8. ปิดบัญชี (Closing Entries)

ประโยชน์ของกระบวนการบัญชี

•       ความถูกต้อง ช่วยลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล

•       เป็นระบบ มีขั้นตอนชัดเจนทำให้การทำงานต่อเนื่อง

•       การรายงานทางการเงินเชื่อถือได้ ได้ข้อมูลที่พร้อมนำไปใช้งานและเปิดเผยข้อมูลตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน

กระบวนการบัญชี

1. วิเคราะห์รายการค้า (Analyzing Transactions)

พนักงานบัญชีซึ่งเป็นผู้วิเคราะห์รายการตามบทบาทหน้าที่จะตรวจสอบเอกสารหลักฐาน เช่น ใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น เพื่อดูว่ารายการดังกล่าวกระทบสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ หรือค่าใช้จ่าย และจะได้ทำการเดบิตและเครดิตตามหลักการบัญชีคู่

การวิเคราะห์รายการค้าจึงเป็นการพิจารณาถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ หรือรายการค้าที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อธุรกิจที่ส่งผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นหรือลดลงต่อสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย กระบวนการระบุและวิเคราะห์ธุรกรรมและเหตุการณ์ทางธุรกิจทั้งหมดนั้นไม่ได้ถูกป้อนเข้าสู่ระบบบัญชี แต่จะวิเคราะห์เฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของธุรกิจเท่านั้นแล้วจึงป้อนเข้าสู่ระบบบัญชี ซึ่งเริ่มจากการเตรียมเอกสารทางธุรกิจหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเอกสารสำหรับการบันทึกธุรกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจนั้น ส่วนมากต้องผ่านจากหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง รวมถึงรายการที่ฝ่ายบัญชีจัดเตรียมเอง

การทบทวนกระบวนการวิเคราะห์

1.1 รายการปรับปรุงบัญชีของผู้สอบบัญชี

ภายหลังการตรวจสอบบัญชีประจำปีของผู้สอบบัญชีของกิจการมักจะมีรายการปรับปรุงบัญชี ซึ่งผู้บริหารฝ่ายบัญชีควรพิจารณารายการปรับปรุงดังกล่าวถึงรายการที่ปรับปรุงนั้นว่าเกิดจากสาเหตุใด

(1) ไม่เป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน แสดงให้เห็นว่าบุคลากรฝ่ายบัญชีผู้วิเคราะห์ ผู้ตรวจสอบรายการ และผู้อนุมัติรายการบัญชี ขาดความรู้ความเข้าใจในมาตรฐานการรายงานทางการเงิน จึงต้องเพิ่มเติมความรู้เกี่ยวกับมาตรฐานการรายงานทางการเงินนั้นให้กับผู้เกี่ยวข้อง เช่น วางแผนการฝึกอบรมในเรื่องที่ไม่เข้าใจเกี่ยวกับมาตรฐานการรายงานทางการเงิน เป็นต้น

(2) รายการปรับปรุงบัญชีเป็นรายการที่กิจการควรปรับปรุง โดยปกติการจัดทำบัญชีของกิจการจะต้องมีรายการปรับปรุงที่ต้องทำการปรับปรุงเป็นปกติ หากกิจการไม่ทำการปรับปรุงรายการ แต่ให้ผู้สอบบัญชีมาทำการปรับปรุงให้นั้น ควรทบทวนหน้าที่ผู้จัดทำบัญชีมีความบกพร่องในหน้าที่จึงควรพิจารณาให้ผู้รับผิดชอบงานบัญชีนั้นทำหน้าที่ให้ครบถ้วน

1.2 วงจรงานบัญชี

เอกสารทางบัญชีที่มาถึงฝ่ายบัญชีก่อนการวิเคราะห์รายการต้องเชื่อถือได้ ผ่านการควบคุมภายในที่ดี ดังนั้นจึงควรมีการทบทวนระบบบัญชีของวงจรงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอเป็นประจำทุกปีเป็นอย่างน้อย เพื่อสร้างความมั่นใจได้ว่าเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีที่นำมาวิเคราะห์รายการนั้นเป็นเอกสารที่เกิดขึ้นจริง ผ่านระบบการควบคุมภายใน เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติในแต่ละวงจรงานแล้วทุกวงจร ได้แก่ วงจรซื้อและจ่ายชำระหนี้ วงจรขายและรับชำระหนี้ วงจรการผลิต วงจรเงินสดรับและจ่าย วงจรจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง วงจรควบคุมสินทรัพย์ถาวร วงจรการลงทุน วงจรควบคุมสินค้า และวงจรอื่น ๆ ดังรายละเอียดที่ต้องพิจารณาทบทวนดังนี้

(1)     ความล่าช้าของเอกสาร

(2)     ความบกพร่องที่มาของการยกเลิกเอกสาร

(3)     แบบฟอร์มเอกสาร

(4)     วงจรซื้อและจ่ายชำระหนี้

(5)     วงจรขายและรับชำระหนี้

(6)     วงจรผลิต

(7)     วงจรเงินสดรับและจ่าย

(8)     วงจรการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง

(9)     วงจรควบคุมสินทรัพย์ถาวร

(10) วงจรการลงทุน

(11) วงจรควบคุมสินค้า

(1) ความล่าช้าของเอกสาร ในการปฏิบัติงานของฝ่ายบัญชีหากเกิดความล่าช้าเกิดขึ้นจากการจัดส่งเอกสารจากหน่วยงานอื่น ควรทบทวนระบบการจัดส่งเอกสารให้รวดเร็วตามระเบียบปฏิบัติ โดยควรมีการประชุมหารือระหว่างหน่วยงานที่เกิดปัญหาเพื่อให้ระบบงานนั้นมีความรวดเร็วและส่งเอกสารได้ครบถ้วน

(2) ความบกพร่องที่มาของการยกเลิกเอกสาร ควรพิจารณาผู้จัดทำเอกสารของวงจรงานต่าง ๆ มีการยกเลิกเอกสารหรือแก้ไขเอกสารบ่อย เพื่อให้พนักงานที่จัดทำต้องตระหนักในความรับผิดชอบที่เป็นผู้จัดทำเอกสารมีสมาธิกับงานและมีความระมัดระวังอย่างรอบคอบ หากมีการยกเลิกเอกสารหรือแก้ไขเอกสารบ่อยจะทำให้ต้นทุนของเอกสารสูงขึ้น รวมถึงการใช้เวลาการทำงานที่สิ้นเปลืองเวลา

(3) แบบฟอร์มเอกสาร ควรทบทวนแบบฟอร์มเอกสารที่ใช้เป็นประจำทุกปี เนื่องจากกิจการอาจมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรทำให้ตำแหน่งงานของแต่ละหน่วยงานอาจมีการเปลี่ยนแปลง บุคคลที่ต้องลงนามในแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ มีการเปลี่ยนตำแหน่งหรือเปลี่ยนหน้าที่ จึงควรพิจารณาตำแหน่งที่ต้องลงนามในแบบฟอร์มเอกสารตรงกับตำแหน่งตามผังการจัดองค์กร รวมถึงพิจารณาแบบฟอร์มเอกสารที่ได้ใช้มานั้นมีรายการใดที่ยังไม่ชัดเจนเพื่อมาปรับปรุงให้เกิดความชัดเจน รายการใดที่ไม่ได้ใช้และหมดความจำเป็นก็ตัดรายการนั้นออก รายการที่ต้องควบคุมต้องมีรายการนั้นให้ครบถ้วน การจัดทะเบียนควบคุมการเบิกใช้แบบฟอร์มต่าง ๆ มีการจัดทำและมีการตรวจสอบแบบฟอร์มที่ยังไม่ได้ใช้

(4) วงจรซื้อและจ่ายชำระหนี้ ควรทบทวนการขอซื้อในรอบปีนั้นให้เป็นไปตามงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอนุมัติ ส่วนการขอซื้อที่เกินงบประมาณมีระเบียบปฏิบัติรองรับโดยกำหนดผู้มีอำนาจตามอำนาจการอนุมัติตามระดับการบริหารขององค์กร และมีการทบทวนอำนาจอย่างสม่ำเสมอ ทบทวนกระบวนการจัดซื้อเป็นไปตามระเบียบการจัดซื้อที่มีการควบคุมภายในที่ดี ป้องกันการเกิดการทุจริต ขั้นตอนในการจัดซื้อมีความรัดกุม เช่น ฝ่ายจัดซื้อมีการจัดทำทะเบียนผู้ขายจำนวนตามหมวดหมู่รายการที่ซื้อ และมีการอัปเดตตลอดเวลาทุกเดือนหรือ 3 เดือนเกี่ยวกับข้อมูลทะเบียนผู้ขายเดิมและผู้ขายรายใหม่ เป็นต้น มีการเปรียบเทียบราคาและคัดเลือกผู้ขายตามระเบียบก่อนออกใบสั่งซื้อ ต้องมีการอ้างถึงใบขอซื้อไว้ในใบสั่งซื้อ กิจการควรมีข้อกำหนดเกี่ยวกับจรรยาบรรณของพนักงานในเรื่องการงดรับของขวัญทุกกรณี ให้ใช้การเจรจาที่ให้ประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด เช่น การได้รับระยะเวลาเครดิตที่ยาวนานหรือมีส่วนลดการค้าที่ดี รวมถึงส่วนลดพิเศษหากมีการซื้อที่ได้กำหนดเป้าการซื้อ

สำหรับพนักงานบัญชีเจ้าหนี้ก่อนทำการวิเคราะห์รายการซื้อต้องพิจารณาเอกสารใบรับของตรงกับใบส่งสินค้าของผู้ขาย ใบรับของมีการลงนามจากหน่วยงานการรับของพร้อมระบุวันที่รับของ ใบส่งสินค้าของรายการซื้อมีข้อมูลถูกต้องกับสำเนาใบสั่งซื้อและอ้างอิงเลขที่ใบสั่งซื้อ เพื่อให้แน่ใจว่าการรับของตามใบส่งสินค้านั้นผ่านระบบการจัดซื้อตามระเบียบปฏิบัติของบริษัท

สำหรับการจ่ายชำระหนี้ ควรทบทวนในรอบปีที่ผ่านมาได้พบข้อบกพร่องใด และมีการปรับแก้ไขให้เรียบร้อยหรือไม่ หากยังไม่ดำเนินการควรนำมาพิจารณาแก้ไข การจ่ายชำระที่เกิดขึ้นสอดรับกับงบประมาณเงินสดหรือไม่ ซึ่งจะได้นำไปปรับแก้ไขในการจัดทำงบประมาณเงินสดในปีถัดไป ระบบการจ่ายชำระหนี้มีการกำหนดวันรับวางบิลเพื่อความสะดวกของผู้ปฏิบัติงาน ทบทวนระเบียบการจ่ายเงินมีการควบคุมภายในที่ดี และขั้นตอนการจ่ายเงินสามารถลดขั้นตอนให้กระชับโดยไม่สูญเสียการควบคุมหรือไม่ การจ่ายเงินด้วยเช็คหรือการจ่ายเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคารมีระบบการควบคุมภายในที่ดีอย่างเพียงพอ การจ่ายเงินต้องระบุผู้รับเงินตามใบแจ้งหนี้หรือใบส่งสินค้า ไม่มีการจ่ายให้บุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องหรือต้องระบุชื่อผู้รับเสมอ ไม่มีการจ่ายด้วยเงินสดเพื่อความปลอดภัยและพิสูจน์ผู้รับเงินได้