AI เปลี่ยนงานบัญชีได้แค่ไหน ? สิ่งที่นักบัญชีควรรู้ก่อนเริ่มใช้งาน

เมื่อ “สิ้นเดือน” ไม่ได้หมายถึงแค่การปิดงบอีกต่อไป สำหรับนักบัญชี “สิ้นเดือน” มักหมายถึงช่วงเวลาที่ต้องเร่งดำเนินงานหลายอย่างพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมเอกสาร บันทึกบัญชี กระทบยอดบัญชี ตรวจสอบใบกำกับภาษี จัดทำรายงานทางการเงิน รวมถึงเตรียมข้อมูลเพื่อยื่นภาษีให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด ยิ่งองค์กรมีปริมาณธุรกรรมมากเท่าใด ความซับซ้อนของงานก็ยิ่งเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

แม้ในปัจจุบัน หลายองค์กรจะเปลี่ยนจากการทำบัญชีด้วยกระดาษมาใช้ระบบ ERP หรือโปรแกรมบัญชีแล้ว แต่ในความเป็นจริง นักบัญชียังคงใช้เวลาจำนวนมากกับงานที่มีลักษณะซ้ำเดิม เช่น การตรวจสอบเอกสาร การคีย์ข้อมูล การค้นหารายการย้อนหลัง หรือการเปรียบเทียบข้อมูลจากหลายแหล่ง ซึ่งเป็นงานที่ต้องอาศัยทั้งเวลาและความละเอียดรอบคอบ

ขณะเดียวกัน ผู้บริหารกลับคาดหวังมากกว่าการได้รับงบการเงินที่ถูกต้อง พวกเขาต้องการข้อมูลที่รวดเร็ว ทันเหตุการณ์ และสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้ทันเวลา ส่งผลให้บทบาทของฝ่ายบัญชีเริ่มเปลี่ยนจากผู้จัดทำข้อมูลไปสู่ “ผู้วิเคราะห์ข้อมูล” มากขึ้น

ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยี Artificial Intelligence (AI) จึงได้รับความสนใจอย่างรวดเร็ว เพราะสามารถช่วยลดภาระงานประจำ วิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก และสนับสนุนการทำงานของนักบัญชีได้ในหลายขั้นตอน

อย่างไรก็ตาม คำถามที่สำคัญไม่ใช่ AI จะมาแทนนักบัญชีหรือไม่ ? แต่คือ นักบัญชีจะใช้ AI อย่างไร ? เพื่อทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยยังคงรักษาความถูกต้องและมาตรฐานวิชาชีพไว้ได้

AI เปลี่ยนวิธีทำงานของนักบัญชี

เมื่อกล่าวถึง AI หลายคนมักนึกถึงโปรแกรมที่สามารถตอบคำถามหรือสร้างข้อความได้เหมือน ChatGPT แต่แท้จริงแล้ว AI ที่นำมาใช้ในงานบัญชีมีความหลากหลายกว่านั้น ทั้งเทคโนโลยีสำหรับอ่านเอกสาร (OCR) การเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning) การวิเคราะห์ข้อมูล (Predictive Analytics) รวมถึงระบบที่สามารถตรวจจับความผิดปกติของธุรกรรม (Anomaly Detection)

สิ่งที่ AI เปลี่ยนแปลงมากที่สุดจึงไม่ใช่การแทนที่นักบัญชี แต่เป็นการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากงานที่ใช้แรงงานและเวลาจำนวนมาก ไปสู่งานที่อาศัยการวิเคราะห์และการตัดสินใจมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ในอดีตนักบัญชีอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตรวจสอบรายการเดินบัญชีหรือค้นหาเอกสารที่ไม่ตรงกัน แต่ปัจจุบัน AI สามารถเปรียบเทียบข้อมูลหลายพันรายการภายในเวลาไม่กี่วินาที พร้อมแจ้งเตือนเฉพาะรายการที่มีความผิดปกติ ทำให้นักบัญชีสามารถมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์สาเหตุและการแก้ไขปัญหา แทนการเสียเวลากับการตรวจสอบข้อมูลทีละรายการ ซึ่งสิ่งนี้สะท้อนว่า AI เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยเสริมศักยภาพการทำงานของนักบัญชีมากกว่าการเข้ามาแทนที่ผู้ประกอบวิชาชีพทั้งหมด โดยเฉพาะงานที่ต้องอาศัยดุลยพินิจ การตีความมาตรฐานการบัญชี และการให้คำปรึกษาแก่ผู้บริหาร

กล่าวได้ว่า AI กำลังเปลี่ยนคำถามของนักบัญชีจากจะบันทึกรายการนี้อย่างไร ? เป็น ข้อมูลนี้กำลังสะท้อนอะไรเกี่ยวกับธุรกิจ และควรนำไปใช้ตัดสินใจอย่างไร ?

สิ่งที่ AI ช่วยงานบัญชีในแต่ละขั้นตอน

ปัจจุบัน AI สามารถสนับสนุนการทำงานของฝ่ายบัญชีได้ครอบคลุมทุกขั้นตอนของกระบวนการบัญชี ตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนี้

1.       การรับเอกสารและดึงข้อมูล AI ที่ทำงานร่วมกับเทคโนโลยี OCR สามารถอ่านข้อความจากใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้ แล้วดึงข้อมูลสำคัญ เช่น วันที่ เลขที่เอกสาร ชื่อผู้ขาย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาการคีย์ข้อมูลและลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

2.       การบันทึกบัญชี AI สามารถเรียนรู้จากข้อมูลในอดีตและเสนอแนะบัญชีแยกประเภทที่เหมาะสมกับรายการใหม่ รวมถึงแจ้งเตือนเมื่อพบรายการที่อาจบันทึกผิดประเภทหรือมีความผิดปกติ ซึ่งช่วยให้นักบัญชีทำงานได้รวดเร็วขึ้น โดยยังคงเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติรายการก่อนบันทึกจริง

3.       การกระทบยอดบัญชี การเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างบัญชีธนาคารกับรายการในระบบบัญชีเป็นงานที่ใช้เวลามาก โดยเฉพาะองค์กรที่มีธุรกรรมจำนวนมาก AI สามารถจับคู่รายการรับ - จ่ายเงินได้โดยอัตโนมัติ พร้อมแสดงเฉพาะรายการที่ไม่สามารถจับคู่ได้ ทำให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบเฉพาะจุดที่มีความเสี่ยงแทนการตรวจสอบทั้งหมด

4.       การวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อข้อมูลทางบัญชีถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ AI สามารถวิเคราะห์แนวโน้มรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร กระแสเงินสด หรือแม้แต่คาดการณ์ผลการดำเนินงานในอนาคตผ่าน Dashboard แบบ Real-time ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น