ความรู้พื้นฐานด้านบัญชี ภาษี กฎหมาย สำหรับเจ้าของธุรกิจ (ตอนที่ 12)

ฉบับที่แล้วได้กล่าวถึงความสำคัญในการจัดทำ “ใบกำกับภาษี” เพราะหากปฏิบัติไม่ถูกก็มีความเสี่ยงบทลงโทษทางภาษี ซึ่งได้พูดคุยเนื้อหาสำคัญ การจัดทำใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมเพื่อออกฉบับใหม่ การออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เเละใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไปแล้ว ตอนนี้เราก็ยังอยู่ในเนื้อหาสำคัญคือการจัดทำใบกำกับภาษีอีก 2 รูปแบบ ที่เจ้าของธุรกิจควรมีความเข้าใจในการจัดทำ ซึ่งมีความสำคัญเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบและใบกำกับภาษีอย่างย่อ ประกอบด้วยใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ 

ประเภทภาษี

3. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax : VAT) ต่อ

การจัดทำใบกำกับภาษีในแต่ละประเภท

3. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มคือเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการซึ่งเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ซื้อ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงให้มูลค่าของสินค้าหรือบริการเดิมเพิ่มขึ้น และผู้ขายหรือผู้ให้บริการต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่จากส่วนที่เพิ่มขึ้นนั้น

ใบเพิ่มหนี้ ถือเป็นใบกำกับภาษีอีกประเภทหนึ่งที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการต้องนำไปรวมเป็นภาษีขาย ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้

การออกใบเพิ่มหนี้ต้องปฏิบัติเป็นไปตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนดตามมาตรา 86/9 ที่ระบุไว้ว่า

“มาตรา 86/9 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้ขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว แต่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น เพราะเหตุการณ์ตามที่ระบุไว้ในมาตรา 82/9 ออกใบเพิ่มหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในเดือนภาษีที่เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เว้นแต่ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นที่ไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้ได้ทันในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น ก็ให้ออกใบเพิ่มหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น”

ในสาระสำคัญของรูปแบบใบเพิ่มหนี้ต้องมีรายการแสดงอย่างน้อยดังนี้

1. คำว่า “ใบเพิ่มหนี้” เห็นได้อย่างชัดเจน

2. ชื่อที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย และระบุสำนักงานใหญ่/สาขา

3. ชื่อที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ และระบุสำนักงานใหญ่/สาขา

4. วันเดือนปีที่ออกใบเพิ่มหนี้

5. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิมรวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม ถ้ามี มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น

6. คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้

ข้อควรระวังในการออกใบเพิ่มหนี้ มีดังนี้

1. ต้องมีเหตุผลชัดเจน ตรวจสอบได้ หากออกโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรอาจจะถูกประเมินย้อนหลังได้

2. ต้องสามารถเชื่อมโยงกับใบกำกับภาษีเดิมอย่างชัดเจน ต้องมีการระบุเลขที่และวันที่ใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องทุกครั้ง

3. ห้ามใช้ใบเพิ่มหนี้แทนการแก้ไขข้อผิดพลาดร้ายแรง เช่น ออกใบกำกับภาษีผิดผู้ซื้อ ผิดประเภทสินค้า กรณีนี้ควรยกเลิกใบกำกับภาษีใบเดิมและออกใหม่

4. ผลกระทบต่อลูกค้า ผู้ซื้ออาจจะไม่สามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้หากใบเพิ่มหนี้ไม่ถูกต้องตามกฎหมาย หรือหากผู้ซื้อนำใบเพิ่มหนี้ที่ไม่ถูกต้องไปใช้ก็อาจจะมีความเสี่ยงถูกประเมินย้อนหลังได้

5. การจัดเก็บเอกสาร ควรเก็บใบเพิ่มหนี้พร้อมใบกำกับภาษีเดิมอย่างเป็นระบบ เพื่อรองรับการถูกตรวจสอบจากกรมสรรพากร

4. ใบลดหนี้ (Credit Note) ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มคือเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการซึ่งเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ซื้อ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงให้มูลค่าของสินค้าหรือบริการเดิมลดลง และผู้ขายหรือผู้ให้บริการต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่จากส่วนที่ลดลง

ใบลดหนี้ถือเป็นใบกำกับภาษีอีกประเภทหนึ่งที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการต้องนำไปหักออกจากภาษีขาย ผู้ซื้อต้องนำไปใช้ปรับลดภาษีซื้อ

การออกใบลดหนี้ต้องปฏิบัติเป็นไปตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนดตามมาตรา 86/10 ที่ระบุไว้ว่า

“มาตรา 86/10 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้ขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว แต่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เนื่องจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนลดลง เพราะเหตุการณ์ตามที่ระบุไว้ในมาตรา 82/10 ออกใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในเดือนภาษีที่เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เว้นแต่ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้ทันในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น ก็ให้ออกใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น”

ในสาระสำคัญของรูปแบบใบลดหนี้ต้องมีรายการแสดงอย่างน้อยดังนี้

1. คำว่า “ใบลดหนี้” เห็นได้อย่างชัดเจน

2. ชื่อที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย และระบุสำนักงานใหญ่/สาขา

3. ชื่อที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ และระบุสำนักงานใหญ่/สาขา

4. วันเดือนปีที่ออกใบลดหนี้

5. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม ถ้ามี มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น

6. คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้

ข้อควรระวังในการออกใบลดหนี้ มีดังนี้

1. ต้องมีเหตุผลชัดเจน ตรวจสอบได้ หากออกโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรอาจจะถูกประเมินย้อนหลังได้

2. ต้องออกใบลดหนี้ให้ตรงกับข้อเท็จจริง ลดเฉพาะส่วนที่เกิดขึ้นจริง 

3. ต้องสามารถเชื่อมโยงกับใบกำกับภาษีเดิมอย่างชัดเจน ต้องมีการระบุเลขที่และวันที่ใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องทุกครั้ง

4. ห้ามใช้ใบลดหนี้แทนการแก้ไขข้อผิดพลาดร้ายแรง เช่น ออกใบกำกับภาษีผิดผู้ซื้อ ผิดประเภทสินค้า กรณีนี้ควรยกเลิกใบกำกับภาษีใบเดิมและออกใหม่

5. ผลกระทบต่อลูกค้า ผู้ซื้อต้องนำไปปรับลดภาษีซื้อ หากใบลดหนี้ไม่ถูกต้องตามกฎหมายผู้ซื้ออาจจะเกิดปัญหาในการถูกตรวจสอบภาษีได้

การจัดเก็บเอกสารควรเก็บใบลดหนี้พร้อมใบกำกับภาษีเดิมอย่างเป็นระบบ เพื่อรองรับการถูกตรวจสอบจากกรมสรรพากร